Todo escritório de advocacia guarda dados pessoais de terceiros em volume: contatos de prospecção, clientes, testemunhas, partes contrárias, dependentes. O CRM organiza isso, e é justamente por organizar que ele precisa de regras claras.
LGPD não é um projeto único de adequação. É uma rotina de tratamento que precisa sobreviver à troca de pessoas.
O que a lei pede na prática
Finalidade definida, base legal registrada, coleta limitada ao necessário, prazo de guarda, controle de acesso, registro das operações e um caminho para o titular exercer seus direitos. Nada disso é exclusivo de sistema: é política do escritório apoiada pelo sistema.
Base legal e finalidade
Para contato comercial, o escritório precisa saber e documentar por que trata aquele dado: legítimo interesse na prospecção, consentimento, execução de contrato ou obrigação legal. A escolha muda o que pode ser feito depois, por isso não é detalhe.
Na prática, informe desde a primeira conversa para que serve o dado coletado e por quais canais o escritório pretende falar.
Minimização e os campos livres
Guarde o que usa. Os campos de observação são o ponto mais frágil do CRM: costumam acumular CPF, dados de saúde, relatos de família e documentos. Dado sensível tem tratamento próprio e não deve morar em campo de texto livre.
Se o escritório não usa um campo, ele não precisa existir.
Acesso por perfil
Quem precisa ver, vê. O time comercial precisa de contato e histórico de conversa; dados de caso ficam no sistema próprio, com controle mais rígido. Dois pontos costumam ser esquecidos:
- desligamento de colaborador, com revogação de acesso no mesmo dia;
- histórico de acessos consultável quando houver incidente.
Tempo de guarda
Contato que nunca avançou deve ser revisado e eliminado após um período definido. Cliente e processo seguem prazos legais e prudenciais próprios. Uma revisão anual, com critério escrito, evita acúmulo silencioso.
Pedidos do titular
Acesso, correção, exclusão e portabilidade precisam de canal definido, prazo e registro. A exclusão só é completa quando alcança cópias: planilhas paralelas, caixas de e-mail, backups e mensagens.
Fornecedores e integrações
Cada ferramenta conectada ao CRM trata dados em nome do escritório. Vale saber onde ficam hospedados, por quanto tempo, quem são os subprocessadores e se existe contrato de tratamento.
Checklist para revisar este mês
- Existe política escrita de tratamento?
- Cada campo do CRM tem justificativa?
- Os acessos estão por perfil e revisados?
- Há prazo de guarda definido?
- Existe canal para o titular e registro dos pedidos?
Responder essas cinco perguntas já coloca o escritório em outro patamar de organização.
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